TẠM ỨNG KHÔNG CHỈ ĐƠN THUẦN LÀ KHOẢN CHO MƯỢN

ThS. MAI VĂN HOẠT

Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó đã được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên chức hoặc người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, hành chính quản trị...) phải được giám đốc doanh nghiệp chỉ định bằng văn bản.

Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.

Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải quyết toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) khoản đã tạm ứng trên bảng thanh toán tạm ứng: Số tạm ứng đã nhận, khoản tạm ứng đã sử dụng (kèm theo chứng từ gốc chứng minh), khoản chênh lệch giữa số đã tạm ứng và số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết phải nộp lại quỹ hoặc tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng.

Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng đối tượng nhận tạm ứng ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

Như vậy, theo quy định của chế độ kế toán thì nội dung quản lý các khoản tạm ứng và các khoản vay không có sự khác biệt lớn. Các khoản vay và khoản tạm ứng đều có mục đích, có tính thời hạn và tính hoàn trả.
Giữa khoản tạm ứng và khoản vay chỉ có hai điểm khác biệt cơ bản đó là: Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên chức hoặc người lao động làm việc tại doanh nghiệp và khi hoàn trả tạm ứng chỉ phải hoàn trả gốc không phải trả lãi. Đây chính là kẽ hở để cho không ít người lợi dụng chiếm dụng vốn của doanh nghiệp một cách hợp pháp. Trong trường hợp thanh toán các khoản tạm ứng không kịp thời, không đầy đủ... sẽ làm sai lệch kết quả kinh doanh, bởi vì có rất nhiều khoản tạm ứng khi thanh toán sẽ được phân bổ hoặc hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất, kinh doanh.

Qua tìm hiểu và trực tiếp tham gia đoàn kiểm tra tại một số chi nhánh (CN) tôi nhận thấy: Hầu hết các CN trong hệ thống đã ban hành quy định về quản lý, thanh toán trong đó có quy định về quản lý, thanh toán các khoản tạm ứng và tổ chức thực hiện theo đúng quy định. Tuy nhiên, trong quản lý, thanh toán các khoản tạm ứng vẫn còn có những thiếu sót, cụ thể:

Một là, đối với những người nhận tạm ứng thường xuyên tại một số CN chưa có văn bản chỉ định của Giám đốc;

Hai là, việc quản lý các khoản tạm ứng đôi lúc chưa được coi trọng đúng mức, tâm lý coi các khoản tạm ứng là khoản cho mượn dẫn tới tình trạng nhiều khi tạm ứng không đúng người, số tiền tạm ứng không sát thực tế...

Ba là, một số CN chưa quy định thời hạn hoàn trả nên không có chế tài xử phạt người chây ì.

Bốn là, một số CN thực hiện tách rời giữa tạm ứng và thanh toán làm doanh số thu, chi tiền mặt tăng một cách giả tạo, các bút toán không phản ánh đúng bản chất, thực tế sử dụng các khoản tạm ứng.
...
Để nâng cao trách nhiệm của người quản lý tạm ứng và của người nhận tạm ứng, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hạn chế đến mức thấp nhất tài sản có không sinh lời đồng thời củng cố tính pháp lý cho người nhận tạm ứng thường xuyên, theo tôi các đơn vị cần làm tốt những nội dung sau:

1. Rà soát lại những người thuộc diện nhận tạm ứng thường xuyên nếu chưa có quyết định hay văn bản chỉ định của Giám đốc phải bổ sung;

2. Quy định chế tài xử phạt cả với người được phân công quản lý cũng như với người nhận tạm ứng. Trường hợp để tạm ứng quá hạn do lỗi của người được giao quản lý, hay của người nhận tạm ứng ngoài vấn đề xem xét, đánh giá hiệu quả công tác người và người nhận tạm ứng còn phải trả lãi đối với khoản tạm ứng theo lãi suất quá hạn cho vay cán bộ công nhân viên.

3. Tổ chức theo dõi quản lý tốt từng khoản tạm ứng, gắn liền giữa tạm ứng và thanh toán tạm ứng theo quy định đảm bảo phản ánh đúng số tiền mặt thực tế thu, chi là cơ sở đánh giá đúng năng suất lao động.
Hoàn thiện tính pháp lý và nâng cao hiệu quả sử dụng các khoản tạm ứng góp phần làm minh bạch tình hình tài chính. Nâng cao hiệu quả sử dụng các khoản tạm ứng là một trong những biện pháp khai thác nội lực vì mục tiêu an toàn hiệu quản./.

SOURCE: http://www.icb.com.vn